Die gesetzliche Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfordert zwar ein wenig Aufwand, bringt jedoch auch zahlreiche Vorteile für junge Unternehmen und Start-ups mit sich, denn sie unterstützt nicht nur die Automatisierung von Prozessen, sondern führt auch zu einer erheblichen Kostenreduktion. Zudem können durch die Beschleunigung des Zahlungsprozesses die finanziellen Mittel schneller wieder eingesetzt werden, was gerade für wachsende Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist. Doch das sind längst nicht die einzigen Vorteile: Nicht zu vergessen sind die positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch den Wegfall von Papierrechnungen sowie der hohe Datenschutz-Standard, der bei den digitalen Rechnungen geboten wird.
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Die E-Rechnungspflicht hat sich bei den meisten Unternehmen bereits herumgesprochen. Doch nicht alle kennen die Bestimmungen, die ab Januar 2025 zur Umstellung auf E-Rechnung in Deutschland gelten, im Detail. Im sogenannten Wachstumschancengesetz wurde festgelegt, dass ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend sind. Bisher gab es diese Pflicht lediglich im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern wie Behörden.
Anders ausgedrückt: Jeder Unternehmer muss ab 2025 dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zumindest empfangen und verarbeiten zu können. Für alles Weitere gelten Übergangsfristen bis 2028, bevor die E-Rechnungspflicht schließlich endgültig in den „Vollbetrieb“ geht. Eine Umstellung lohnt sich bereits jetzt, denn die Einführung der E-Rechnung bringt vorrangig für Start-ups und junge Unternehmen auch zahlreiche Vorteile mit sich.
Vorteil #1: Automatisierung von Rechnungsprozessen
Die Einführung von E-Rechnungen in Unternehmen verändert den bisherigen, arbeitsintensiven Prozess. In vielen Start-ups musste bisher jede Rechnung manuell mit einem Stempel für den Eingang versehen und in verschiedene Abteilungen zur Kontrolle und Freigabe weitergeleitet werden. Im Durchschnitt kommt es dadurch zu einer Bearbeitungszeit pro Rechnung von rund fünf bis zehn Minuten.
Mit der Umstellung auf eine automatisierte Freigabe elektronischer Rechnungen hat sich das Blatt gewendet, denn moderne Software ermöglicht einen automatischen Workflow und eine nahtlose Überwachung des Verlaufs aller Eingangsrechnungen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht vor allem die Transparenz.
Vorteil #2: Reduktion der Kosten
Gerade für Existenzgründer ohne Startkapital spielen in der Anfangsphase die laufenden Kosten eine wichtige Rolle. Durch den Einsatz von E-Rechnungen sind zahlreiche Einsparungen möglich, die finanziell entlastend wirken können, darunter:
- Papierkosten: kein Kauf von Rechnungspapier notwendig
- Druckkosten: Einsparungen bei Druckertinte und Wartung von Druckern
- Portokosten: keine Ausgaben für den Versand von Rechnungen per Post
- Bearbeitungszeit: Reduktion des Zeitaufwands für die Rechnungsverarbeitung um bis zu 70 Prozent
- Archivierungskosten: digitale Rechnungen erfordern keinen physischen Lagerplatz, wodurch Kosten für die Archivierung eingespart werden
Diese Einsparungen sind nicht nur theoretisch. Eine Studie von Bitkom zeigt, dass in Deutschland jährlich etwa 30 Milliarden Euro allein für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben werden. Die Umstellung auf E-Rechnungen macht also einen bedeutenden finanziellen Unterschied.
Vorteil #3: Beschleunigung des Zahlungsprozesses
Durch die Einführung der E-Rechnung kommen Start-ups wesentlich schneller zu ihrem Geld, denn sobald das System einmal etabliert ist, reduziert sich der interne Aufwand für die Rechnungserstellung deutlich. Und während die Zustellung einer Papierrechnung per Post mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, erfolgt der elektronische Versand innerhalb weniger Sekunden. Das führt zu einer deutlichen Verbesserung der Liquidität. Gerade in der kritischen Anfangsphase junger Unternehmen ist das wichtig, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und alle eigenen finanziellen Verpflichtungen fristgerecht erfüllen zu können.
Vorteil #4: Erhöhte Kontrolle und Transparenz
E-Rechnungen verändern den Umgang mit Finanzdokumenten radikal, denn die Informationen sind stets nur einen Klick entfernt, gespeichert in einer digitalen Zentrale, die rund um die Uhr zugänglich ist. Das ermöglicht eine blitzschnelle Rechnungsprüfung, ohne sich dabei durch die staubigen Ordner der Archive wühlen zu müssen. Besonders bei verteilten Teams oder im Homeoffice zeigt sich der Vorteil: Egal wo sich jemand befindet – die benötigten Dokumente sind immer und überall verfügbar.
Vorteil #5: E-Rechnungen als Beitrag zum Umweltschutz
Umweltschutz und nachhaltiges Handeln gewinnen immer mehr an Bedeutung und spielen auch in der Öko-Bilanz junger Unternehmen eine wichtige Rolle. Kunden achten verstärkt darauf, wie umweltbewusst Unternehmen agieren. Ein Beispiel für solch ein Engagement ist die Initiative „BDD CleanUps – eine saubere Sache“, bei der die beteiligten Unternehmen jährlich über zehn Tonnen Plastikmüll einsammeln.
Durch die Einführung von E-Rechnungen lässt sich ähnlich positiv auf die Umwelt einwirken: Kein monatliches Drucken, Kuvertieren und Versenden von Rechnungen bedeutet eine deutliche Reduktion von Papierverbrauch und CO₂-Emissionen. Das stärkt das grüne Image eines Start-ups und zeigt aktives Engagement für den Planeten.
Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit beachten
Obwohl die E-Rechnung viele Vorteile bietet, dürfen die Themen Datenschutz und Datensicherheit nicht vernachlässigt werden. In der EU und infolgedessen in Deutschland ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtend. Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, sollten Start-ups daher die folgenden Maßnahmen treffen:
- Moderne Verschlüsselungstechnologien einsetzen
- Mitarbeiter zum Thema Datenschutz schulen
- Ein strenges Berechtigungssystem implementieren
- Regelmäßige Sicherheitsupdates durchführen und Sicherheitsaudits veranlassen
Des Weiteren sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um bei einem Datenverlust schnell reagieren zu können.
