Der Markt ist mit verschiedenen Dienstleistungen und Produkten gefüllt. In fast allen Branchen herrscht ein hoher Wettbewerb. Und um im harten Wettbewerb bestehen zu können, sind wirksame Schritte erforderlich. Es geht nicht nur um Marketingansätze. Die Verwaltung von Arbeitsabläufen ist auch von großer Bedeutung.
Einer der wichtigsten Aspekte der Aktivitäten von Unternehmen, der ihnen dabei hilft, über Wasser zu bleiben, ist die Workflow Optimierung.
In diesem Artikel erfahren Sie im Detail, was ein Workflow ist und welche Vorteile er bietet. Darüber hinaus werden Ihnen Schritte für einen effizienten Arbeitsablauf vorgestellt. Außerdem erfahren Sie, welche Tools zur Workflow Optimierung tolle Lösungen sind.
Workflow auf einen Blick
Was ist ein Workflow? Dieser Prozess wird aus dem Englischen als Arbeitsablauf übersetzt. In diesem Fall bezieht es sich auf einen Prozess, dessen Aufgabe darin besteht, der Mannschaft dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Hierzu erhalten Einzelpersonen zu gegebener Zeit die für die Leistungserbringung erforderlichen Daten.
Beim Einrichten eines Workflows werden Informationen so organisiert, dass der Prozess verständlich und gleichzeitig wiederholbar wird.
Wenn Workflows gut konfiguriert sind, werden Geschäftsprozesse automatisiert. Dadurch wird die Bearbeitungszeit verkürzt und die Effizienz gesteigert. Der Prozess Workflow kann in drei Phasen unterteilt werden:
- Planen: In dieser Phase werden Ideen entwickelt.
- Ausführen: In dieser Phase wird der Fortschritt verfolgt.
- Überprüfen: In der letzten Phase erfolgt die Genehmigung und die Erstellung eines Berichts.
Dank der Digitalisierung wird der digitale Workflow immer beliebter. In diesem Fall handelt es sich um Arbeitsprozesse, die digital ablaufen. Für solche Workflows wird in der Regel spezielle Software verwendet. Dank einfacherer Automatisierung können Mitarbeiter bei der Ausführung beliebiger Aufgaben Zeit sparen.
Die Wichtigkeit von Arbeitsabläufen
Trotz der Einzigartigkeit jedes Arbeitsablaufs basieren sie alle auf denselben Grundpfeilern. Die Besonderheit dieser Säulen ist ihre Flexibilität. Dadurch können sie sich an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen.
Um das Unternehmen zu strukturieren, ist es notwendig, kritische Prozesse für das Geschäft auszuwählen. Wenn keine Unsicherheit besteht, ist das ein absoluter Vorteil für das Team.
Hier sind einige Beispiele für die Bedeutung von Workflows:
- Es gibt eine bessere Koordination zwischen den Projektteammitgliedern;
- Es kommt zu einer Produktivitätssteigerung;
- Es gibt eine bessere Ressourcenverteilung;
- Verwirrung und Doppelarbeit werden vermieden;
- Es gibt Effizienz und Flexibilität der Arbeit.
Die wesentlichen Vorteile von Arbeitsabläufen
Der Prozess Workflow bietet folgende Vorteile:
- Mit diesem Prozess können Sie effektiv eine Arbeitsatmosphäre schaffen und für Klarheit und die Einbindung der Mitarbeiter in alle Aktivitäten sorgen.
- Es besteht die vollständige Transparenz der Arbeitsprozesse in Echtzeit.
- Wenn Arbeitsprozesse klar sind, herrscht Team und funktionsübergreifende Transparenz.
- Durch Projektvorlagen und Automatisierung entsteht mehr Effizienz.
- Man kann Arbeitsabläufe automatisieren. Dadurch können die Mitarbeiter Aufgaben erledigen, die volle Konzentration erfordern.
Workflow Verbessern mit 7 Schritten
Ein effizienter Workflow lässt sich mit sieben Schritten erreichen:
- Idee entwickeln: Informationen sammeln und Einschränkungen prüfen. In diesem Schritt werden auch Informationen gesammelt. Es ist auch wichtig, alle Einschränkungen oder Anforderungen zu berücksichtigen.
- Nachdem die Idee formuliert wurde, muss man einen Projektplan entwickeln. In diesem Schritt muss man sicherstellen, dass alle Informationen und Daten für das Projekt gesammelt wurden. Es ist notwendig, einen Projektplan sowie einen Zeitplan zu erstellen. Man muss auch die endgültigen Ergebnisse darlegen.
- In diesem Schritt ist es notwendig, den Plan umzusetzen. Es ist notwendig, Ressourcen zuzuweisen und Prioritäten zu setzen.
- Es ist notwendig, die Projektergebnisse zu entwickeln und zu überprüfen
- Es ist notwendig, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Wenn es zu einer Verzögerung kommt, müssen Wege gefunden werden, Hindernisse zu beseitigen.
- Es muss eine endgültige Genehmigung eingeholt werden. Der Workflow automatisiert diesen Schritt. Dadurch wird die endgültige Zustimmung der Parteien erleichtert.
- Im letzten Schritt wird ein Fortschrittsbericht erstellt. Alle Daten werden überprüft, um alle Stärken und Schwächen herauszufinden.
Tools zur Workflow-Optimierung
Zur Optimierung der Arbeitsabläufe stehen Unternehmen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, die sie in ihren Aktivitäten einsetzen können:
- Flixcheck: Die Ziele dieses Tools sind die Vereinfachung der Kommunikation mit Kunden. Es optimiert Arbeitsabläufe durch Automatisierung und Digitalisierung.
- PDF Guru: Der Zweck dieses Tools besteht darin, die Arbeit mit PDF-Dokumenten zu vereinfachen. Ein solches Tool können Anwender nutzen, wenn sie beispielsweise eine PDF Datei kleiner machen, in ein anderes Format konvertieren, signieren usw. möchten.
- Trello: Dieses Tool basiert auf der Verwendung von Tafeln und Karten zur Organisation von Aufgaben. Es entsteht ein klarer und leicht verständlicher Überblick.
- Asana: Es ist ein Projektmanagement-Tool. Es bietet Anpassungsfähigkeit und Flexibilität bei der Aufgabenverwaltung und -präsentation.
- Slack: Es handelt sich um eine Kommunikationsplattform, die Live-Chat-Kommunikation bietet. So gelingt die interne Workflow Optimierung.
- Airtable: Es handelt sich um eine Cloud-basierte Projektmanagement-Anwendung.
- Zapier: Dieses Tool automatisiert den Arbeitsablauf. Es gibt eine Automatisierung von Aufgaben zwischen verschiedenen Webanwendungen.
Schlussfolgerungen
Die Workflow Optimierung ist ein wichtiger Schritt für den erfolgreichen Betrieb des Unternehmens. Workflow mit seinen zahlreichen Vorteilen spielt eine wichtige Rolle.
Dank der verschiedenen Workflow Optimierung Tools ist die Verbesserung des Arbeitsablaufs einfach. Sie können jetzt effizienter arbeiten!
